一、合同制定,源头开始掌控。

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源头掌控要做好三件事:一是合同前搞好信用调查。通过政府、工商、同行、最终客户等彻底调查营销商的信用情况,做出合作与否的决定。二是供销合同一定要严谨,最好有精通法律人员把关,确保打官司时万无一失。三是确定营销人员跟踪原则,从签订合同起开始全程监控。

为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系,对应收帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制,特制定本管理规范。
一、建立客户档案,进行有效的信用评估和跟踪记录:
二、事前控制:(签约到发货)
从初识客户到维护老客户,业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况,选择信用良好的客户进行交易。
对客户的审查内容(5W): 1、who 人员素质,销售业绩,社会关系 2、where
地理位置,物流配送情况 3、when
从事本行业的时间,何时开始合作,有否合作经历 4、what
信用档案,有无不良纪录 5、why
关键点,为什么要合作,合作原因,合作动机,合作前景 对客户的评定等级 A
类客户,回款2个月内 B 类客户,回款5个月内 (最好预付一部分货款) C
类客户,回款8个月内 (必须预付一部分货款) D
类客户,回款时间相当长,不可靠 (必须货款两清)
签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对,合同的每一项内容,都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。
在销售合同中应明确的主要内容 :
1、明确交易条件,如:品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等;
2、明确双方的权利义务和违约责任; 3、确定合同期限;
4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章(避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章);
5、电话订货,最好有传真件作为凭证。
合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。 三、
事中控制:(发货到收款)
1、发货查询,货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对;公司在销售货物后,就应该启动监控程序,根据不同的信用等级实施不同的收账策略,在货款形成的早期进行适度催收,同时注意维持跟客户良好的合作关系。(由销售人员和客服中心进行全程跟踪)
收帐策略如下: A 类客户,按常规合同 B 类客户,最好预付一部分货款 C
类客户,必须预付一部分货款 D 类客户,必须货款两清
2、回款记录,帐龄分析。财务要形成定期的对帐制度,每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次帐目,形成定期的对帐制度,不能使管理脱节,以免造成帐目混乱互相推诿、责任不清;并且详细记录每笔货款的回收情况,经常进行帐龄分析。
有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。 1、产品结构为多品种、多规格;
2、产品的回款期限不同,或同种产品回款期限不同;
3、产品出现平调、退货、换货时;
4、客户不能够按单对单(销售单据或发票)回款;
  以上情况会给应收帐款的管理带来困难,定期对帐避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大,而造成呆、死帐现象,同时对帐之后要形成具有法律效应的文书,而不是口头承诺。
四、事后控制:(欠款到追收)
1、欠款到追收。对拖欠帐款的追收,要采用多种方法清讨,催收帐款责任到位。原则上采取大区经理负责制,再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商,则由客服中心定期对其进行沟通、催付。
对已发生的应收帐款,可按其帐龄和收取难易程度,逐一分类排序,找出拖欠原因,明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业,应采取订立还款计划,限期清欠,采取债务重整策略。应收帐款的最后期限,不能超过回款期限的1/3(
如期限是60天,最后收款期限不能超过80天);如超过,即马上采取行动追讨。
2、总量控制,分级管理。财务部门负责应收帐款的计划、控制和考核。销售人员是应收帐款的直接责任人,公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周,电话通知或拜访负责人,预知其结款日期,并在结款日按时前往拜访。
追款三步骤: ①、联系:电话 联系沟通 债务分析 分析拖款征兆
销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系,随时了解客户的经营状况、
财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。 ②、信函: 期限 实地考察
保持压力 确定追付方式
销售人员要对客户进行全程跟进,与客户接触率与成功回收率是成正比的,越早与客户接触,与客户开诚布公的沟通,被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念,我们对所有欠款都是非常严肃的,是不能够容忍被拖欠的。
③、走访:资信调查 合适的催讨方式
销售人员要定期探访客户,客户到期付款,应按时上门收款,或电话催收。即使是过期一天,也应马上追收,不
应有等待的心理。遇到客户风险时,采取风险预警和时时、层层上报制,在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下,由主管、经理等参与分析,及时对下属申报的问题给予指导和协助。
3、对已拖欠款项的处理事项 : ①、文件:检查被拖欠款项的销售文件是否齐备;
②、收集资料:要求客户提供拖欠款项的事由,并收集资料以证明其正确性;
③、追讨文件:建立帐款催收预案。根据情况不同,建立三种不同程度的追讨文件―——预告、警告、律师函,视情况及时发出;
④、最后期限:要求客户了解最后的期限以及其后果,让客户明确最后期限的含义;
  ⑤、要求协助:使用法律手段维护自己的利益,进行仲裁或诉讼。
五、预警管理:
1、每一客户会计年度终结,必须取得欠款人对所欠款的书面确认。
2、任何应收款应在发货之日起,逾期一年零六个月,一律报告公司总经理,并通知公司法律顾问启动催讨程序。
六、附件 1.日常应收帐款监督表 2.超期应收帐款处理记录表

二、跟踪监管,过程全程监控。

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重点客户专人全程跟踪,另散客户区域跟踪,客户变化及时反馈,发现问题果断处理。对营销跟踪人员执行严格、回款风险挂钩式的奖励政策。

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三、清对催收,及时收回货款。

一是建立应收帐款动态管理制度,我们在实际中采取的是日跟踪制度。二是规范财务凭证传递制度。开票要有对方主责人员签收,回款要直接交财务办理。三是营销、财务都要关注客户的经营情况,出现异常共同分析,及时处理。四是建立定期与客户对帐制度,坚持旧帐未清,新帐不欠;信息噢那个等级不高的客户,财务可按月对帐,为及时清欠做好准备。五是进行客户分类,建立不同的客户政策。家底厚、信用好的客户特殊情况可延期还款;信用差的客采用承兑汇票、物资抵帐等措施。六是建立清欠机制,与专职人员及营销、财务人员挂钩,好奖差罚。

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